D’après cet article ( hbr) que j’ai lu il y a quelques semaines, les managers s’accordent à dire que 83% des réunions sont pour le moins improductives .

bien, je suppose que nous sommes tous d’accord. Mais malgré ce qui semble être un consensus écrasant, les enregistrements, débriefings, tout le personnel et les appels Meet/Zoom sans fin continuent de sévir dans le monde de l’entreprise.

Il y a quelques mois, je me suis retrouvé dans la même situation accablante, et j’ai décidé de changer radicalement de comportement.

Je n’étais plus en mesure de parler avec l’équipe, d’aller déjeuner, de discuter avec des collègues d’un autre département juste pour, vous savez, discuter de la météo, de la cuisine italienne, des meilleures techniques de préparation du café, etc.

Ci-dessous, je souhaite résumer les pièges psychologiques les plus courants qui nous amènent à tenir et à assister à plus de réunions que nous ne le devrions, et proposer quelques stratégies pour aider les employés, les managers et des organisations entières à les surmonter.

1. Rencontre FOMO (Peur de manquer)
2. Urgence égoïste
3. Les réunions comme dispositifs d’engagement
4. Le simple effet d’urgence
5. Rencontre Amnésie

1. Rencontrer FOMO (Peur de manquer)

En tant que participants aux réunions, nous craignons que nos collègues nous jugent (ou pire encore, nous oublient) si nous n’acceptons pas toutes les invitations. Fait intéressant, la réunion FOMO ne se limite pas aux participants : elle peut également affecter les organisateurs, entraînant des listes d’invités excessivement gonflées. Si vous dirigez une réunion, rappelez-vous que laisser quelqu’un de côté n’est pas une insulte si la réunion n’est pas pertinente pour lui, et qu’il est en fait plus respectueux de reconnaître qu’une réunion serait une perte de temps.

En tant que leader de la réunion, c’est à vous de faire votre part pour répondre aux préoccupations FOMO des participants :

• communiquer très clairement quand une invitation est facultative et pourquoi
• si certains employés ne sont pas inclus, indiquez clairement que vous appréciez leurs conseils et que vous les avez exclus de la liste uniquement parce que vous pensez que leur temps serait mieux consacré à d’autres priorités
• Des recherches ont montré que les employés les plus productifs assistent à moins de réunions et protègent leurs calendriers pour un travail en profondeur
• la meilleure façon d’aider votre équipe à surmonter le FOMO est de modéliser vous-même un engagement sain : refusez visiblement les réunions vous-même et bloquez le temps de concentration approfondie, et rendez-le public .

2. Urgence égoïste

En ce qui concerne les réunions, ce biais donne lieu à un phénomène que nous appelons « l’urgence égoïste  » : les dirigeants programment des réunions quand cela leur convient, sans nécessairement tenir compte des besoins ou des horaires de leurs équipes. Parfois, les dirigeants planifient même sciemment des réunions lorsque leur équipe a des conflits, obligeant tout le monde à modifier son calendrier pour s’adapter.

Quelques suggestions pour limiter cet état d’esprit :

• essayez de calculer un coût monétaire par réunion, surtout si vous êtes axé sur l’efficacité
• parler à votre équipe pour savoir comment les réunions ont un impact sur leur vie personnelle et professionnelle
• Au lieu d’interrompre le flux de travail des personnes avec une invitation de dernière minute, essayez de programmer des réunions à l’avance .
• envisagez de raccourcir ou d’annuler complètement une réunion si les avantages ne semblent pas l’emporter sur les inconvénients.

3. Les réunions comme dispositifs d’engagement

Parfois, nous utilisons les réunions comme dispositifs d’engagement : en gros, juste pour s’assurer que les gens tiennent leurs promesses (quoi de plus efficace qu’une réunion avec votre patron pour compléter la diapositive que vous préparez) mais la réunion elle-même est souvent inutile, les gens se contentant de rendre compte sur la façon dont ils ont atteint ou non l’objectif.

Pour éviter ces rencontres :

• informez à l’avance votre équipe que la réunion sera annulée si le délai est respecté (si le travail n’est pas terminé à temps, la réunion sera probablement toujours utile — si le travail est terminé, envoyez un e-mail de félicitations et économisez à chacun un heure)

4. Le simple effet d’urgence

Lorsque nous sommes stressés, accomplir des tâches apparemment urgentes (mais en fait sans importance) peut apporter un certain soulagement.

C’est ce qu’on appelle le simple effet d’urgence. ( ici pour en savoir plus) : c’est une tendance à rechercher l’urgence plutôt que l’importance.

Specifically, people are more likely to perform unimportant tasks over important tasks, when the unimportant tasks are characterized merely by spurious urgency.

Planifier et assister à des réunions peut nous donner l’impression d’avoir accompli quelque chose, et nous répugnons donc souvent à les refuser ou à les annuler, même si elles ne sont objectivement pas aussi importantes que nos autres travaux. Cela est souvent aggravé par un fort sentiment d’inertie : si nous avons toujours tenu une certaine réunion à un certain moment, il est beaucoup plus facile de continuer à le faire que de réévaluer si c’est réellement une bonne idée.

La solution?

• Faites de l’annulation ou de la fin anticipée la valeur par défaut, en particulier pour les réunions récurrentes. Au lieu de demander : « Est-ce que quelqu’un a des mises à jour », dites : « À moins que quelqu’un n’ait quelque chose de nouveau, annulons et nous pourrons tous récupérer une heure en arrière.
• Si vous n’êtes pas sûr qu’une réunion soit nécessaire, essayez de ne pas l’avoir et voyez ce qui se passe ! Faites-en une pratique régulière lors de réunions récurrentes pour demander si vous avez besoin de la prochaine

5. Rencontrer l’amnésie

Souvent, nous nous retrouvons simplement dans la même mauvaise réunion encore et encore, simplement parce que personne ne se souvient de ce qui a été discuté lors de la dernière réunion. Pour éviter de rencontrer l’amnésie :

• programmez un bref débriefing d’équipe de cinq minutes après les réunions clés
• ayez l’habitude de garder une trace de ce qui a été dit et de partager ces résumés avec les participants et les parties prenantes concernées qui n’étaient pas présentes. Le but est de fournir un résumé concis des points clés et des éléments d’action
• Comme avantage secondaire, l’examen périodique de ce résumé peut également aider à décider si ces réunions sont productives et s’il peut être judicieux d’annuler ou de raccourcir la suivante.

Enfin, voici 5 faits suspects qui pourraient anticiper une mauvaise rencontre :

• Il n’y a pas de points à l’ordre du jour (les gens ont parcouru les points à l’ordre du jour dans leur tête)
• L’organisateur de la réunion n’a pas fixé d’objectif clair
• Il n’y a pas de preneur de notes officiel (de bonnes notes de réunion peuvent en fait améliorer la compréhension des sujets clés)
• Le responsable de la réunion est peu énergique (l’énergie est l’ingrédient clé d’un leadership efficace, selon un article de Forbes)
• Aucun décideur n’est présent

Vous voyez-vous dans l’un de ces 5 modèles de comportement de travail ?

Que pouvez-vous faire en tant que leader pour mettre fin aux mauvaises habitudes ?